Führungswirkung belegen:
Empfehlungen als wichtigster Realitätscheck

Im heuti­gen Teil der Reihe Lead­er­ship­Im­pulse im Valdivia News­room rück­en wir eine Frage in den Fokus, die im Allt­ag oft unter­schätzt wird – in Beset­zungsrun­den aber hochrel­e­vant ist:

Welche Aussagekraft haben Arbeit­szeug­nisse – und warum soll­ten persön­liche Empfehlungss­chreiben und qual­i­fizierte Referen­zen bei Führungsentschei­dun­gen deut­lich stärk­er gewichtet werden?

Warum formale Unter­la­gen für Führungsrollen nicht reichen

Person­alentschei­dun­gen auf Führungsebene sind selten eine Frage sauber­er Lebensläufe allein. Entschei­dend sind Wirkung, Haltung, belast­bare Leis­tung – und die Frage, wie eine Führungsper­sön­lichkeit unter realen Bedin­gun­gen agiert.

Diese Perspek­tive prägt auch andere Beiträge der Reihe Lead­er­ship­Im­pulse, etwa zur Entschei­dungsqual­ität in stabilen wie in dynamis­chen Phasen. Umso bemerkenswert­er ist es, wie stark im Auswahl­prozess viel­er Organ­i­sa­tio­nen noch immer ein Doku­ment im Zentrum steht, dessen Logik vor allem juris­tisch ist: das Arbeitszeugnis.

Demge­genüber beruhen Empfehlungss­chreiben und persön­liche Referen­zen auf erlebter Zusam­me­nar­beit. Sie sind frei­willig, persön­lich verant­wortet – und damit häufig die tragfähig­ste Evidenz für Führungswirkung. Wer heute über Schlüs­sel­rollen entschei­det, sollte die Gewich­tung zwis­chen formalem Zeug­nis und gelebter Referenz neu justieren.

Persön­liche Empfehlungss­chreiben: das wichtig­ste Instru­ment für Führungs-Evidenz

Empfehlungss­chreiben sind eine beson­dere Form der Referenz – und in der Bewer­tung von Führung häufig das aussagekräftig­ste schriftliche Doku­ment. Anders als beim Zeug­nis gibt es:

• keinen Recht­sanspruch,
• keine Pflicht­form,
• keine kodierte Zeugnissprache.

Empfehlungss­chreiben entste­hen meist nach enger, oft anspruchsvoller Zusam­me­nar­beit – etwa nach einem Schlüs­sel­pro­jekt, einer erfol­gre­ichen Mandat­sphase oder einer längeren Führungs­beziehung – und verdicht­en diese Erfahrung in einer schriftlichen, persön­lich verant­worteten Einschätzung.

Gerade auf der Top-Ebene sind solche Schreiben noch nicht flächen­deck­end etabliert. Wo sie vorliegen, sind sie deshalb umso wertvoller: Jemand ist bere­it, seine eigene Repu­ta­tion mit einer konkreten Empfehlung zu verbinden.

Hilfre­ich sind Empfehlungss­chreiben insbeson­dere dann, wenn sie über allge­meines Lob hinaus­ge­hen und klar benennen,

• in welchen Situ­a­tio­nen gemein­sam gear­beit­et wurde,
• welche Entschei­dun­gen prägend waren,
• wie unter Druck prior­isiert wurde,
• welche Haltun­gen und Verhal­tens­muster verlässlich sicht­bar waren.

Solche beispielgestützten Beschrei­bun­gen richt­en den Blick auf reale Führungswirkung und ergänzen formale Doku­men­ta­tion um erfahrungs­basierte Evidenz. Ein gutes Empfehlungss­chreiben liefert damit nicht nur einen posi­tiv­en Eindruck, sondern eine nachvol­lziehbare Leis­tungs- und Wirkungsper­spek­tive aus erster Hand.

Aus Exec­u­tive-Search-Sicht: Empfehlungss­chreiben als Evidenzanker

Aus Sicht einer Exec­u­tive-Search-Beratung besitzen persön­liche Empfehlungss­chreiben einen beson­deren Stel­len­wert: Sie liefern frei­willige, repu­ta­tion­s­ge­tra­gene Evidenz.

Sie beschreiben Führungswirkung in konkreten Kontex­ten – etwa:

• wie Entschei­dun­gen vorbere­it­et und getrof­fen wurden,
• wie Prior­isierung und Ressourcens­teuerung unter Zeit- und Ergeb­nis­druck funktionierten,
• wie Stake­hold­er-Manage­ment und Zusam­me­nar­beit erlebt wurden.

Profes­sionelle Search-Prozesse nutzen Empfehlungss­chreiben daher häufig als Evidenzanker:

• Sie vali­dieren die Kandi­daten­erzäh­lung aus extern­er Perspektive.
• Sie liefern rollen­spez­i­fis­che Passungsinformationen.
• Sie bilden eine fundierte Grund­lage für nachge­lagerte, struk­turi­erte Referenzgespräche.

In dieser Kombi­na­tion aus schriftlich­er Verdich­tung und geziel­ter Veri­fizierung entste­ht ein belast­bares, risikoori­en­tiertes Gesamt­bild von Führungsleis­tung – deut­lich über das hinaus, was in formalen Doku­menten abge­bildet werden kann.

Referen­zen und Referen­zge­spräche: die vertiefende Perspektive

Referen­zen entste­hen in der Regel, wenn Zusam­me­nar­beit klar posi­tiv erlebt wurde und ein Absender bere­it ist, dieses Erleben bewusst zu bestäti­gen – tele­fonisch oder in Form eines Empfehlungsschreibens.

Persön­liche Referen­zen sind dadurch meist konkreter und kontextnäher als Zeug­nisse. Sie richt­en den Blick auf Fragen wie:

• Welche Verant­wor­tung wurde tatsäch­lich übernommen?
• Worin bestand der konkrete Beitrag zum Ergebnis?
• Wie wurde die Zusam­me­nar­beit mit Teams, Kunden oder anderen Stake­hold­ern erlebt?
• Welche Führungsqual­ität zeigte sich in Prior­isierung, Konflik­tlö­sung, Owner­ship oder Veränderungsfähigkeit?

Gerade im Exec­u­tive Search entste­ht ein wirk­lich robustes Bild meist erst in der Kombi­na­tion: Empfehlungss­chreiben als Ausgangspunkt, Referen­zge­spräche als Vertiefung. Profes­sionell geführte Referen­zge­spräche orien­tieren sich dabei an klaren Krite­rien und fokussieren auf reale Situ­a­tio­nen – etwa:

• Wie prior­isiert die Person, wenn konkur­ri­erende Ziele gleichzeit­ig auftreten?
• Trifft sie Entschei­dun­gen eigen­ständig oder wird frühzeit­ig eskaliert?
• Wie stabil bleibt die Arbeitsweise unter hoher Belas­tung oder bei multi­plen Stakeholder-Ansprüchen?

Solche Fragen machen Führungswirkung unter realen Bedin­gun­gen sicht­bar und vertiefen die Evidenz, die im Empfehlungss­chreiben angelegt ist. Wie Valdivia diese Phase im Prozess verankert und warum sie für tragfähige Beset­zun­gen zentral ist, erläutern wir ausführlich in der „Valdivia-Intern“-Reihe .

Entschei­dend ist dabei weniger die Exis­tenz einer Referenz als ihre Substanz. Aussagekräftig sind Referen­zen, wenn sie Kontext, konkrete Beiträge und erlebte Wirkung so beschreiben, dass ein plau­si­bles, konsis­tentes Bild entsteht.

Am belast­barsten wird dieses Bild, wenn Empfehlungss­chreiben und Referen­zge­spräche zusam­men­spie­len: Das Schreiben verdichtet die Zusam­me­nar­beit in einer verant­worteten Einschätzung, das Gespräch vertieft sie entlang konkreter Situ­a­tio­nen und Rück­fra­gen. So entste­ht ein mehrdi­men­sion­ales Verständ­nis von Führungswirkung, Entschei­dungsstil und Verhal­ten unter realen Bedingungen.

Das Arbeit­szeug­nis: wichtiges Rechts­doku­ment mit klaren Grenzen

Arbeit­szeug­nisse sind im deutschsprachi­gen Raum fester Bestandteil beru­flich­er Biografien – und rechtlich klar definiert. Beschäftigte haben bei Beendi­gung ihres Arbeitsver­hält­niss­es einen geset­zlichen Anspruch auf ein Zeug­nis; qual­i­fizierte Zeug­nisse müssen Leis­tung und Verhal­ten bewerten.¹ § 109 GewO verlangt eine verständliche, nicht „geheim­codierte“ Formulierung.¹

Gleichzeit­ig bewegt sich jedes Zeug­nis im arbeit­srechtlich verankerten Span­nungs­feld zwis­chen Wahrheit und Wohlwollen.² In der Prax­is sind Zeugnisse:

• stan­dar­d­isiert,
• juris­tisch abgesichert,
• über­wiegend posi­tiv formuliert.

Studi­en und Praxis­er­fahrung zeigen, dass der Großteil der Zeug­nisse auf einem guten bis sehr guten Niveau liegt – die Trennschärfe ist entsprechend gering. Hinzu kommt: Der Prozess der Zeug­nis­er­stel­lung ist in der Prax­is oft weit entfer­nt von einem einseit­ig durch den Arbeit­ge­ber gesteuerten Verfahren. Viele Arbeit­ge­ber bitten Mitar­bei­t­ende ausdrück­lich darum, einen ersten Entwurf für ihr Zwis­chen- oder Endzeug­nis zu formulieren, der anschließend geprüft, gegebe­nen­falls angepasst und unter­schrieben wird. In der Prax­is bericht­en HR und Führungskräfte, dass heute ein erhe­blich­er Teil der Zeug­nisse auf solchen Entwür­fen basiert – in manchen Organ­i­sa­tio­nen nach eigen­er Einschätzung deut­lich mehr als die Hälfte. Das ist rechtlich zuläs­sig, erhöht aber den Stan­dar­d­isierungs­grad weit­er und lässt das Zeug­nis noch weniger als unab­hängige Fremdein­schätzung erscheinen.

Damit wird deut­lich: Ein Arbeit­szeug­nis ist ein verlässlich­es Rechts- und Biografiedoku­ment, aber kein starkes Instru­ment zur Einschätzung real­er Führungswirkung, von Entschei­dungsver­hal­ten oder Leis­tung unter Druck. Für Gover­nance-Fragen rund um Risiko, Zukun­fts­fähigkeit und Verant­wor­tung eines Systems reicht es allein nicht aus.

In der Prax­is: Eviden­zen bewusst gewichten

Für die Prax­is geht es nicht um ein „Entwed­er-oder“, sondern um eine profes­sionelle Gewich­tung unter­schiedlich­er Eviden­z­for­men. Zeug­nisse bleiben im deutschen System notwendi­ge Doku­mente – sie sich­ern Biografien ab und bilden einen formalen Standard.

Gleichzeit­ig soll­ten Organ­i­sa­tio­nen unter­schei­den zwischen:

Formaler Rahmen

• Arbeit­szeug­nisse und Vertrags­dat­en doku­men­tieren Beschäf­ti­gungsver­hält­nisse und Verantwortungsbereiche.

Fach­liche Eignung

• Lebensläufe, Projekt- und Mandat­süber­sicht­en, Cases oder Veröf­fentlichun­gen zeigen Exper­tise und Erfahrungstiefe. Fach­liche Kompe­tenz bleibt Grund­vo­raus­set­zung – sie wird durch Referen­zen nicht erset­zt, sondern qualifiziert.

Wirkungs­be­zo­gene Evidenz

• Empfehlungss­chreiben und struk­turi­erte Referen­zge­spräche machen sicht­bar, wie jemand führt, entschei­det und Verant­wor­tung übernimmt.

Für Auswahl- und Entwick­lungsentschei­dun­gen ergibt sich daraus eine prag­ma­tis­che Einordnung:

• Empfehlungss­chreiben liefern den aussagekräftig­sten schriftlichen Nach­weis real­er Führungswirkung.
• Referen­zge­spräche vertiefen diese Einschätzung entlang konkreter Situ­a­tio­nen und Fragestel­lun­gen und können blinde Fleck­en reduzieren.⁴
• Zeug­nisse bieten den formalen, rechtlich abgesicherten Rahmen einer Tätigkeit.¹²

Gerade bei Schlüs­sel­rollen empfiehlt es sich, Referen­zen nicht nur „einzu­holen“, sondern struk­turi­ert zu führen – ideal­er­weise entlang weniger, aber entschei­dungsrel­e­van­ter Dimen­sio­nen wie Prior­isierung, Entschei­dungsstil, Umgang mit Druck, Umgang mit Fehlern und Stake­hold­er-Komplex­ität. Die Bedeu­tung dieser Eviden­zschicht in der finalen Auswahl beleucht­en wir auch im fünften Teil unser­er Serie „Valdivia Intern“ zum Exec­u­tive-Search-Prozess.

Gover­nance-Perspek­tive: Entschei­dun­gen über Menschen sind Systementscheidungen

Die bewusste Gewich­tung von Eviden­zen ist letztlich eine Gover­nance-Frage: Entschei­dun­gen über Menschen sind immer auch Entschei­dun­gen über Risiko‑, Zukun­fts- und Verant­wor­tungs­fähigkeit eines Systems.

Wer Führungsrollen beset­zt, entschei­det nicht nur über eine Person, sondern über:

• die Qual­ität künftiger Entscheidungen,
• die Stabil­ität in Krisen,
• die Kultur im Umgang mit Erfolg und Misserfolg,
• die Fähigkeit, komplexe Stake­hold­er-Inter­essen auszubalancieren.

Behan­deln Sie Zeug­nisse daher mit dem Respekt, den ein Rechts­doku­ment verdi­ent – aber stützen Sie Ihre Beurteilung von Führung und Leis­tung primär auf persön­liche Empfehlungss­chreiben, qual­i­fizierte Referen­zen und klar sicht­bare fach­liche Eignung.

Denn Führung zeigt sich nicht im juris­tis­chen Gleichgewicht zwis­chen Wahrheit und Wohlwollen, sondern in erlebter Wirk­samkeit unter realen Bedingungen.

Quellen (Auswahl)

1. Gewer­be­ord­nung § 109 – rechtlich­er Anspruch und formale Anforderun­gen an Arbeit­szeug­nisse: https://www.gesetze-im-internet.de/gewo/__109.html
2. Bunde­sar­beits­gericht (BAG) – Grund­logik von Zeug­nis­sen zwis­chen Wahrheit und Wohlwollen (Beno­tungs­maßstab): https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/9‑azr-584–13/
3. Haufe – Zeug­nis­sprache, Stan­dard­for­mulierun­gen und Einord­nung der Aussagekraft:
   https://www.haufe.de/hr/magazin/zeugnissprache-hintergrund-formulierungen-noten-geheimcodes
4. Indeed Karriere-Guide – Referenzschreiben/Referenzen: Defi­n­i­tion, Frei­willigkeit, Abgren­zung zum Zeug­nis: https://de.indeed.com/karriere-guide/bewerbung/referenzschreiben
5. Wirtschaftswis­sen – Referenz- und Empfehlungss­chreiben in der Person­alar­beit, typis­che Inhalte und Nutzen: https://www.wirtschaftswissen.de/personalmanagement/personalentwicklung/personalbeurteilung/referenz-und-empfehlungsschreiben-tipps-und-muster/
6. https://www.hrm.de/personalexperten-arbeitszeugnisse-haeufig-geschoent-oder-sogar-selbst-verfasst/

(Bildquelle: istock­pho­tos)