Employer Branding
& Recruiting:
Pre- und Onboarding als Strategie

So begeis­tern Sie neue Kolleg:innen von Anfang an

Was macht Onboard­ing heute anders und auch wichtiger als früher?

Äußer­lich scheint sich wenig verän­dert zu haben – von der Begrüßungsrunde durchs Unternehmen bis zur fach­lichen Einweisung. Mit einem neuen Verständ­nis nach­haltiger Führung  wird man jedoch heute vor allem seine Bedeu­tung anders bewerten: Ein zuge­wandtes, system­a­tis­ches Onboard­ing begeis­tert neue Mitar­bei­t­ende und ist ein wichtig­ster Faktor für eine langfristige Bindung an Ihr Unternehmen. Wie Sie dies system­a­tisch erre­ichen können, zeigen wie Ihnen hier im abschließen­den, vierten Teil unser­er Reihe zur Kandi­daten­reise im Valdivia News­room.

Ein guter Anfang vor dem Anfang 

Für Kandidat:innen begin­nt das Onboard­ing im Kopf – oft lange vor dem ersten Arbeit­stag. Bere­its im Bewer­bung­sprozess suchen sie das, was für viele der wichtig­ste Grund ist, sich für einen Arbeit­ge­ber zu entschei­den: ein gutes Arbeit­skli­ma^1/2. Eben­so wie Gehalt und Aufgaben muss beim „Preboard­ing“ das Gefühl stim­men, das Ihr Unternehmen vermit­telt – in Gesprächen eben­so wie in Anschreiben oder Infor­ma­tio­nen für neue Mitarbeitende.

Denn die Probezeit ist leicht zu been­den: 20 Prozent der neu Eingestell­ten kündi­gen inner­halb der ersten 100 Tage; weit­ere 10 Prozent treten eine neue Stelle trotz unter­schrieben­em Arbeitsver­trag erst gar nicht an³. Auf der anderen Seite iden­ti­fizieren sich Kandidat:innen stärk­er mit dem Unternehmen, wenn sie sich bere­its in der Phase des Preboard­ing gut behan­delt fühlen. Dies führt zu einer höheren intrin­sis­chen Moti­va­tion und Loyal­ität gegenüber dem Arbeit­ge­ber⁴.

Mit Preboard­ing Vorfreude wecken

Oft liegt ein gewisse Zeitspanne zwis­chen der Vertrag­sun­ter­schrift und dem Arbeits­be­ginn. Bieten Sie Ihren neu Eingestell­ten für diese Zeit des Preboard­ing spezielle Unter­seit­en Ihrer Website, vielle­icht sogar person­al­isiert mit Zugangscode. Auf diese Weise stärken Sie den Entschluss für Ihr Unternehmen, weck­en Vorfreude auf die neue Posi­tion und können bere­its eine erste Orien­tierung zu den zukün­fti­gen Aufgaben vermitteln.

Weit­ere Wünsche neu eingestell­ter Mitar­bei­t­en­der fürs Preboard­ing hat eine Umfrage des HR-Soft­ware-Herstellers soft­gar­den 2022 ermit­telt⁵:

• Die meis­ten (88 %) wünschen sich nach der Zusage eine schnelle Zustel­lung des Arbeitsvertrags.
• Sehr wichtig ist vielen (65 bzw. 64 %) eine zentrale (digi­tale) Orien­tierungsver­anstal­tung vor Arbeits­be­ginn und ein Kontakt zum Vorge­set­zten, um z. B. Fragen vorab zu klären.
• Weit­er­hin auf der Wunschliste stehen Teil­nahme an (virtuellen) Team-Meet­ings (45 %), Infor­ma­tio­nen über Neuigkeit­en aus dem Unternehmen (43 %) und Hilfe bei Allt­ags­fra­gen wie der Suche nach einer Wohnung oder Kita (41 %).
• Eine Vorab-Einbindung in Projek­te wünschen sich zwar nur wenige (24 %). Ein optionales Ange­bot könnte aber je nach Aufgaben­bere­ich auf Inter­esse stoßen.

Einige dieser Wünsche werden auch häufig erfüllt, am seltensten der nach der Einladung zu einer realen oder virtuellen Vora­bori­en­tierung oder einem Team-Meeting.

Erwartun­gen ans Onboarding 

Auch Prior­itäten und Status zum eigentlichen Onboard­ing hat die Soft­gar­den-Studie abgefragt:

• In aller Regel werden die Neuen ihren Kolleg:innen vorgestellt, erhal­ten eine Ansprech­per­son im Team und eine für Person­al­fra­gen; dies halten Unternehmen jedoch oft für wichtiger als die neuen Mitar­bei­t­en­den selbst.
• Bei der Einrich­tung des Arbeit­splatzes sowie Orien­tierun­gen zu Unternehmensstrate­gie und ­‑werten stim­men Wünsche und Erfahrun­gen meist überein.
• Rela­tiv hohes Inter­esse haben neue Mitar­bei­t­ende an einem termin­lich abges­timmten Einar­beitungs­plan (55 %); hier liegt die Real­isierung mit (42 %) noch zurück. Geringer ist das Inter­esse der Neue­in­steiger an einem speziellen Einstiegs­men­tor (36 %), der von Unternehmen auch nur selten ange­boten wird (29 %).

Zwei Tools für einen gelun­genen Einstieg

1. Inte­gra­tion und Team­work fördern: die Mitarbeiter-App
   Ein klar­er Einar­beitungs­plan ist wichtig. Eben­so entschei­dend ist jedoch, dass neue Mitar­bei­t­ende schnell Anschluss find­en. Beson­ders in größeren Unternehmen kann dies anfangs schwierig werden. Eine Mitar­beit­er-App bietet Orien­tierung und Nähe: Als digi­tales Adress­buch zeigt sie alle Kolleg:innen mit Foto, Funk­tion und Kontak­t­dat­en. Für den direk­ten Austausch im eige­nen ist ein Grup­pen­chat nützlich. Neue Team­mit­glieder können sich mit einem kurzen Beitrag vorstellen. Und eine KI hilft in mehrsprachi­gen Teams beim Über­set­zen. So entste­hen früh persön­liche Verbindun­gen – über Abteilun­gen, Stan­dorte und sogar Länder­gren­zen hinweg.

1. Zeit­gemäße Einar­beitung unter­stützen: der Onboarding-Hub
   Über eine digi­tale Plat­tform stellen Sie Schu­lungsin­halte wie Hand­büch­er, Fachar­tikel oder Videos bere­it. Offen­heit und Wertschätzung zeigen Sie dabei, wenn die Lernen­den diese nicht nur abrufen, sondern auch kommen­tieren können. Vor allem jüngere Mitar­bei­t­ende schätzen es außer­dem, wenn die Inhalte – zumin­d­est teil­weise – von ihren zukün­fti­gen Kolleg:innen „selb­st­gemacht“ sind⁶.
   Indem Sie zusät­zlich dazu ein regelmäßiges Feed­back erfra­gen, sich­ern Sie nicht nur den Lern­er­folg und die Prax­is­nähe der Einar­beitung. Sie vermit­teln damit auch ein dial­o­gori­en­tiertes Arbeit­skli­ma und stärken das Verant­wor­tungs­ge­fühl der Befragten.

Ob ein digi­tales Onboard­ing sinnvoll ist, hängt natür­lich von Größe, Struk­tur und Ressourcen Ihres Unternehmens ab. In jedem Fall werden digi­tale Tools wie die Mitar­beit­er-App und ein Onboard­ing-Hub den Wissenstrans­fer erle­ichtern und Prozesse effizien­ter machen.

Auch Bewer­bende schätzen übri­gens diese Form der Einführung: Rund 70 Prozent empfind­en ein virtuell unter­stütztes Onboard­ing als eben­so gut oder bess­er als rein persön­liche Formate⁵. Fern­er kann die Mitar­beit­er-App auch weit­ere Funk­tio­nen übernehmen wie etwa, Urlaub­santräge, Krankmel­dun­gen oder Arbeit­szeitkon­ten zu verwal­ten – nützliche Funk­tio­nen, die durch ihren zeit­gemäßen Charak­ter auch das posi­tive Image Ihres Unternehmens stärken.

Fazit

Ein gelun­ge­nes Onboard­ing und auch das früher kaum beachtete Preboard­ing sind heute wichtige Faktoren für die Mitar­beit­erbindung und damit letztlich für den Bestand eines Unternehmens gewor­den. Wer sich von Anfang an willkom­men und wahrgenom­men fühlt, wird seltener weit­er über alter­na­tive Stel­lenange­bote nach­denken und rasch­er seine volle Leis­tung in Ihr Unternehmen einbrin­gen. Dazu bieten heute digi­tale und KI-gestützte Tools wertvolle Hilfen und entlas­ten HR und Fach­abteilun­gen bei Orien­tierung und Einar­beitung der neuen Kolleg:innen.

Quellen

1. „Was der Agen­tur­nach­wuchs vom Beruf­se­in­stieg erwartet“, GWA Nach­wuchsstudie, Mai 2020
2. „Kandi­daten­porträt 2024: Unter­suchung zur aktuellen Candi­date Expe­ri­ence“ zur Glaub­würdigkeit von Arbeit­ge­bern, soft­gar­den, Juni 2024
3. „Job-Ghost­ing: Wenn der neue Kollege nicht kommt“, Haufe online, Okto­ber 2023
4. „Mystery Bewer­bung­spro­jekt“, Unter­suchung von Bewer­bung­sprozessen bei 120 Unternehmen in Deutsch­land, Öster­re­ich und der Schweiz, Studie von Talent Centric et. al., Janu­ar 2024
5. „Onboard­ing Reloaded“, soft­gar­den, Mai 2022
6. „Tren­dence HR Moni­tor 2024“, Tren­dence (Funke Medi­en­gruppe), Janu­ar 2025

(Bildquelle: istockphotos.com)